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Meddane
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Le but de cet article est de montrer comment utiliser la solution coté utilisateur afin de l’exploiter d'une manière autonome, il vous montrera comment accéder à un espace de travail, comment inviter des personnes internes ou externes de votre entreprise à rejoindre votre espace en tant qu’invité avec un navigateur web, l’application Jabber ou un terminal de visioconférence, enfin comment planifier vos conférences en utilisant Outlook.

Il vous aidera également à vous familiariser avec les options utiles une fois vous êtes en conférence et comme gérer les participants.

1.  C'est quoi la visioconférence

Une visioconférence permet de réunir différentes personnes à un même moment mais dans des lieux différents en utilisant des ordinateurs, des téléphones IP équipés de caméra, des tablettes et smartphones etc…les participants à la visioconférence peuvent se voir, discuter et collaborer.

Comme dans une vie réelle, pour se réunir, on a besoin d’une salle de réunion, d’un espace. Dans la visioconférence, la même analogie s’applique, pour se réunir, il faut naturellement une salle de réunion mais cette fois elle est virtuelle, en effet lorsque des personnes sont en visioconférence, elles se connectent à cette salle virtuelle, cette salle est appelée également en anglais dans le langage informatique « Espace ».

2.  Terminologie et Définition

Les méthodes d'accès à un espace

Il existe deux méthodes pour accéder à une conférence ou un espace :

  1. Le navigateur Web appelé également Cisco Meeting Web APP

Meddane_0-1692775440069.png

  1. L’application Jabber ou un terminal visio

Meddane_1-1692775440075.png

Espaces

Un espace est une salle virtuelle de conférence qu'un groupe d'utilisateurs peut utiliser à tous moment pour appeler. Vous pouvez ajouter ou supprimer des membres d'un espace si vous en avez la permission.

Toutes les interactions (audio, vidéo ou présentation) se passent dans un espace.

Chaque utilisateur ayant un compte dans la session windows possède de base son propre espace. On l’appelle Host.

L’utilisateur Host possédant un espace peut inviter d’autres hosts on les appelle Membres.

Vous pouvez inviter des personnes externes à rejoindre votre espace pour une conférence.

Il y a deux types d'utilisateur dans un espace :

Les membres                                             

Utilisateurs avec un compte d'accès ainsi que les permissions sur l'espace. Tous les membres de l'espace peuvent :

  • Supprimer l'espace
  • Ajouter/supprimer des membres
  • Changer le nom de l'espace
  • Modifier l'adresse vidéo de l'espace
  • Modifier le code d'accès à l'espace

Les invités

Utilisateurs qui rejoignent une conférence à l'aide d'une invitation. Un invité peut être :

  • Un utilisateur interne ne possédant pas un compte.
  • Un utilisateur non membre de l'espace.
  • Utilisateurs externes à l’entreprise.

Un invité à besoin d'une invitation pour rejoindre une conférence.

Rejoindre son espace en tant que membre

Pour vous connecter:

  1. Ouvrir le navigateur (Chrome par exemple) et taper l’adresse fournie par l’administrateur join.lab.local.
  2. Cliquer sur le bouton Connexion et saisir votre compte d’accès

Meddane_2-1692775440091.png

Meddane_3-1692775440108.png

Rejoindre un espace en tant qu'invité

Vous pouvez rejoindre une conférence en tant qu'invité directement depuis l'adresse join.lab.local ou en collant l'adresse d'invitation envoyé par le membre de l'espace dans le navigateur.

Pour rejoindre la conférence directement :

  1. Ouvrir le navigateur (Chrome par exemple) et taper l’adresse web fournie par l’administrateur join.lab.local
  2. Cliquer sur le bouton Rejoindre une réunion, saisir le Meeting ID et le code d’accès fournis par le propriétaire de l’espace.

Meddane_4-1692775440124.png

Meddane_5-1692775440142.png

Ensuite saisissez votre « nom » et cliquer sur Définir le nom d’affichage, ce nom apparaitra dans la liste des participants.

Meddane_6-1692775440152.png

3.  Présentation de l’interface Cisco Meeting web app

Quand vous vous connectez à Cisco Meeting web app avec votre compte, vous aurez la page d’accueil suivante avec une panoplie d’options :

Rejoindre une réunion : Cliquer sur ce bouton pour rejoindre une réunion en tant invité.

Mes espaces : affiche les espaces où vous être membre.

Rejoindre : Cliquer sur ce bouton pour rejoindre une conférence en tant que membre.

Jdoe Meeting Space : Afficher les détails et les options de votre espace.

Meddane_7-1692775440157.png

Lorsque vous cliquez sur Meddane_85-1692775892852.png

vous aurez la page suivante :

Meddane_9-1692775440167.png

Ajouter un membre dans votre espace

Pour ajouter des membres à votre espaces, cliquer sur le symboleMeddane_10-1692775440168.pngune liste d’utilisateurs sera affichée :

Meddane_11-1692775440169.png

Pour ajouter un membre à votre espace, cliquer surMeddane_12-1692775440169.png

Meddane_13-1692775440172.png

4.  Comment rejoindre une conférence avec Cisco Meeting web app

Si vous êtes utilisateur de Cisco Meeting web app (propriétaire d’un espace), vous pouvez rejoindre un espace cliquer le bouton

Meddane_14-1692775440172.png

 

Meddane_15-1692775440175.png

Pour rejoindre une conférence en tant que Invité, cliquer sur

Meddane_16-1692775440176.png

Meddane_17-1692775440179.png

Une nouvelle fenêtre s’affiche, introduire l’ID de la réunion et le code d’accès fournis par la personne qui vous a invitée, l’initiateur de la réunion, ensuite cliquer sur

Meddane_18-1692775440180.png

Meddane_19-1692775440184.png

5.  Comment inviter une personne à une conférence

Vous pouvez inviter une personne avec différents rôles, les rôles définissent les droits du participant pendant la réunion, exemple :

  1. Supprimer ou non un participant
  2. Désactiver ou non l’audio d’un participant
  3. Rejoindre la réunion automatiquement sans l’acceptation de l’initiateur
  4. Rejoindre la réunion et attendre l’acceptation de l’initiateur

Dans la figure ci-dessous.

Le propriétaire ou bien le Host de l’espace s’appelle John Doe.

Tous les participants qui accèdent à l’espace de John Doe peuvent être associés à deux Rôles :

  • Rôle 1 : le participant aura les mêmes droits que le Host de l’espace John Doe.
  • Rôle 2 : le participant en tant qu’invité aura des droits limités.

Chaque rôle inclue deux méthodes pour accéder à l’espace de John Doe :

  • Via le navigateur web.
  • Via l’application Jabber.

Meddane_20-1692775440198.png

Inviter pour rejoindre la conférence avec Cisco Meeting web app

En fonction du rôle que vous voulez conférer à un invité :

Par exemple je souhaiterai envoyer une invitation aux participants avec des droits limités, pour cela :

  • Copier le lien Web du Rôle 2 en cliquant sur le boutonMeddane_21-1692775440198.png
  • A partir de votre client de messagerie outlook
  • Coller le lien et envoyer un email aux invités

Meddane_22-1692775440218.png

Meddane_23-1692775440224.png

Vous pouvez cliquer sur le boutonMeddane_24-1692775440224.pngpour ouvrir le client de messagerie outlook avec une invitation complète.

Cette option est intéressante car elle contient :

  • L’ID et le Code de la réunion pour la rejoindre via un navigateur.
  • L’adresse vidéo pour rejoindre la réunion via l’application Jabber.

L’invité a le choix d’utiliser le navigateur ou son application jabber.

Meddane_25-1692775440230.png

Inviter pour rejoindre la conférence avec Cisco Jabber ou un terminal visio-conférence

Copier l'adresse vidéo par exemple 78888@example.com ainsi que le code d’accès comme le montre la figure ci-dessous et l’envoyer par email aux invités.

Meddane_26-1692775440245.png

6.  Comment rejoindre une conférence en tant qu'invité

Rejoindre une conférence en tant que invité avec un navigateur

Pour rejoindre une conférence en tant qu’invité avec un navigateur, copier et coller le lien envoyé par l’organisateur de la réunion dans l’onglet.

Meddane_27-1692775440248.png

Cliquer sur le bouton Rejoindre la réunion pour accéder à la conférence.

Meddane_28-1692775440258.png

Rejoindre une conférence en tant qu’invité avec Cisco Jabber

Ouvrir l’application Jabber, composer l’adresse vidéo envoyée par l’organisateur de la réunion par exemple 78888@example.com et cliquer sur

Meddane_29-1692775440258.png

Meddane_30-1692775440269.png

7.  Options utiles d’une conférence

La figure ci-dessous vous montre l’interface web de Cisco Meeting web app.

Meddane_31-1692775440283.png

Contrôle de la conférence

Cliquer surMeddane_32-1692775440283.pngpour désactiver votre microphone durant la conférence

Cliquer surMeddane_33-1692775440283.pngpour désactiver votre vidéo durant la conférence

Cliquer surMeddane_34-1692775440284.pngpour lever la main pour poser une question ou pour commenter.

Cliquer surMeddane_35-1692775440284.png pour partager votre écran ou un document pour une présentation

Cliquer surMeddane_36-1692775440284.pngpour quitter la conférence.

Visualisation et Gestion des participants

CliquerMeddane_37-1692775440285.pngsur pour afficher la liste des participants à la conférence. Le nombre indique le nombre total des participants actuellement en conférence. Les icones affichés à coté de chaque participant indiquent l'état de l'audio/vidéo de chaque participant.

  • Meddane_38-1692775440285.pngLe participant est mis en mute.
  • Meddane_39-1692775440285.png Le participant est en train de parler.
  • Meddane_40-1692775440285.png La vidéo du participant est désactivée.
  • Meddane_41-1692775440285.png Le participant est en train de faire une présentation.
  • Meddane_42-1692775440285.pngLe participant a levé la main.

Cliquer sur le nom du participant pour afficher les options disponibles. En fonction des permissions assignées, vous pouvez effectuer les actions suivantes:

  • Activer ou Désactiver l'audio d'un participant
  • Activer ou Désactiver la vidéo d'un participant
  • Retirer un participant
  • Changer le rôle du participant

Ajouter des participants

CliquerMeddane_43-1692775440286.png sur pour ajouter un participant.

Changer la disposition de la vidéo

Cliquer surMeddane_44-1692775440286.pngpour sélectionner les différentes dispositions de la vidéo.

Ouvrir une présentation dans une nouvelle fenêtre

Durant la conférence, si un autre participant est en train de partager une présentation, vous pouvez l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Cliquer surMeddane_45-1692775440286.png pour ouvrir la présentation dans une nouvelle fenêtre.

Epingler une présentation

Si vous êtes en train de partager une présentation, vous pouvez l'épingler afin de la déplacer sur votre écran. Cliquer sur

Meddane_46-1692775440287.pngpour épingler votre présentation.

Recording et Streaming

Cliquer surMeddane_47-1692775440287.pngpour ouvrir les Commandes des appels:

Cliquer surMeddane_48-1692775440287.pngPour commencer le recording, l'icône changera en bleu. Cliquer encore une fois pour arrêter le recording.

Cliquer surMeddane_49-1692775440288.pngpour commencer le streaming, l'icône changera en bleu. Cliquer encore une fois pour arrêter le streaming.

Les notifications du recording et du streaming sont affichées sur votre écran.

Verrouiller et déverrouiller de la conférence

Vous pouvez verrouiller une conférence pour des raisons de sécurité. Cliquer sur Meddane_50-1692775440288.pngpour ouvrir les commandes des appels et sélectionner Verrouillage de la Réunion.

Admettre des participants à des réunions verrouillées

Vous pouvez admettre des participants à des réunions verrouillées si vous avez les permissions. Le participant qui tente de rejoindre la conférence sera mis en attente d'autorisation. Une notification en rouge vous l'indiquera comme la montre la figure ci-dessous.

Cisco Meeting web app vous affichera une notification en route si des participants sont en attente d'être admis à la conférence. Cliquer sur le nom du participant et sélectionner Admettre à la réunion pour l'autoriser à rejoindre la conférence.

Meddane_51-1692775440301.png

Pour admettre tous les participants en attente, cliquer sur Admettre tous.

Meddane_52-1692775440309.png

Gestion de l'audio et de la vidéo des autres participants

Cliquer surMeddane_53-1692775440309.pngpour ouvrir les commandes des appels, vous pouvez ainsi activer et désactiver l'audio/vidéo pour tous les participants.

Meddane_54-1692775440317.png

 

 

Cliquer surMeddane_55-1692775440317.pngpour désactiver l'audio pour tous les participants. Cliquer surMeddane_56-1692775440317.pngpour l'activer.

Cliquer surMeddane_57-1692775440317.pngpour désactiver la vidéo pour tous les participants. CliquerMeddane_58-1692775440317.pngsur pour l'activer.

Affichage des informations sur l'appel

Pendant la conférence, vous pouvez cliquer surMeddane_59-1692775440318.png pour voir les informations suivantes:

Meddane_60-1692775440322.png

  • Le nom de l'espace - le nom de la réunion.
  • La durée - le temps passé depuis le premier participant a rejoint la réunion.
  • Les informations pour rejoindre la réunion - vous pouvez inviter des participants à la réunion avec plusieurs options.

Pour pouvez utiliser les options suivantes pour inviter une personne

  • CliquerMeddane_61-1692775440323.pngsur pour copier le lien.
  • Cliquer surMeddane_62-1692775440324.pngpour l'envoyer par mail. Le client de messagerie comme Outlook s'ouvrira automatiquement avec les informations du de la conférence.
  • Copier l'adresse vidéo et l’envoyer par mail pour les participants souhaitant rejoindre la conférence avec l'application Jabber ou un terminal de visioconférence.

Afficher la réunion en plein écran

Cliquer surMeddane_63-1692775440324.pngpour l'affichage en plein écran. Pour revenir à l’affichage initial, cliquer surMeddane_64-1692775440324.png

Accéder au chat

Les participants peuvent envoyer des messages instantanés pendant la réunion.

Cliquer surMeddane_65-1692775440324.pngpour commencer le chat, une fenêtre s'ouvrira.

Taper votre message et appuyer sur ENTREE de votre clavier.

8.  Utilisation de l’application Jabber

Jabber est un outil de communication qui permet de convertir n’importe quel ordinateur  en  un  système  vidéo de  qualité  professionnelle. Ce  client  a  pour  fonction de  permettre les appels audio et vidéo vers des terminaux ou des infrastructures de  visioconférence. Le client Jabber intègre la fonction de  présence  qui  signale  la  disponibilité  d’un  collaborateur  et  l’annuaire  intégré  qui permet de chercher des collègues de travail pour envoyer des messages instantanés, passer des appels téléphoniques, participer à des réunions et gérer vos contacts.

Premiers Pas

Ouvrer le dossier qui contient le fichier d’installation et double cliquer dessus.

Meddane_66-1692775440330.png

Cliquer sur Accepter et Installer afin de procéder à l’installation.

Meddane_67-1692775440347.png

L’installation sera lancée automatiquement, veuillez patienter pour terminer l’installation.

Meddane_68-1692775440355.png

Enfin cliquer sur Terminer pour mettre fin à l’installation.

Meddane_69-1692775440365.png

Une fois l’installation est terminée, dirigez-vous vers le bouton Démarrer en bas à gauche de votre session Windows et cherchez le menu Cisco Jabber dans la liste qui se présente.

Cliquez sur l’icône de lancement.

Meddane_70-1692775440370.png

La fenêtre de connexion s’ouvre et vous demande d’entrer votre identifiant. Saisissez votre compte sous le format utilisateur@domain.com, cliquez sur Continuer puis entrez votre mot-de-passe.

Meddane_71-1692775440375.png

Une fois l’authentification réussie, l’interface de Jabber est affichée.

Meddane_72-1692775440379.png

Assurer toujours que votre application est connectée avec succès au serveur. Pour confirmer, cliquer surMeddane_73-1692775440379.pngensuite sur Help et enfin sur Show Connection Status.

Meddane_74-1692775440382.png

L’état de connexion doit indiquer Connected.

Meddane_75-1692775440382.png

Faire un appel

Composer le numéro ou l’adresse SIP du correspondant dans la barre de numérotation et appuyer sur entrée de votre clavier ou cliquer surMeddane_76-1692775440382.pngpour initier l’appel.

Meddane_77-1692775440383.png

Vous pouvez chercher dans l'annuaire un contact et cliquer surMeddane_78-1692775440384.pngà droite du nom de contact.

Meddane_79-1692775440390.png

Meddane_80-1692775440403.png

  1. Message d’état
  2. Liste des contacts
  3. Discussions récentes
  4. Appels récents
  5. Planifier des Réunions
  6. Consulter la Messagerie Vocale
  7. Commandes de téléphone
  8. Barre de recherche ou de numérotation
  9. Démarrer une discussion avec un contact
  10. Ajouter un contact dans un groupe existant ou nouveau
  11. Ajouter un contact avec des informations personnalisées
  12. Menu

Joindre une conférence

Pour joindre une conférence avec l’application Jabber, composer l’adresse SIP, par exemple 78888@example.com que vous avez reçue par mail et cliquer surMeddane_81-1692775440403.pngpour accéder au meeting.

Note : Copier le Code de la réunion contenu dans l’email, le système de visioconférence vous le demandera pour s’authentifier à la conférence.

Meddane_82-1692775440411.png

Ensuite le système de visioconférence vous invitera à introduire le code de la réunion suivi du caractère #.

Meddane_83-1692775440447.png

Une fois le code de la réunion introduit, vous serez connecté à la conférence.

Meddane_84-1692775440488.png

Ci-dessus une explication de chaque icone présente sur Jabber une fois vous êtes en conférence.

  1. Couper le son.
  2. Arrêter la vidéo.
  3. Partager une présentation.
  4. Afficher le clavier.
  5. Afficher les commandes relatives à l'appel pour mettre en attente ou transférer l'appel à un collègue.
  6. Mettre fin à un appel.
  7. Accéder aux options de l'audio.
  8. Afficher le contrôle de caméra distante.
  9. Cliquer pour plus d'options, par exemple pour masquer la liste des participants.
  10. Passer à plein écran.
  11. Afficher la conférence dans une autre fenêtre.
Mise en Route
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